Στη δημοφιλή εικόνα της ψηφιοποίησης, ένα παλιό έγγραφο τοποθετείται κάτω από έναν σαρωτή και λίγα δευτερόλεπτα αργότερα εμφανίζεται στην οθόνη. Η πραγματικότητα των αρχείων είναι πολύ πιο αργή και πολύ πιο ενδιαφέρουσα. Προτού δημιουργηθεί το πρώτο ψηφιακό αρχείο, κάποιος πρέπει να ανοίξει το κουτί, να εκτιμήσει την κατάσταση του υλικού, να αφαιρέσει τους μεταλλικούς συνδετήρες, να ισιώσει τις τσακίσεις και να περιγράψει τη θέση του τεκμηρίου μέσα σε μια ιστορική συλλογή.
Αυτή η εργασία βρίσκεται στο κέντρο του προγράμματος με το οποίο η UNESCO επιχειρεί να καταστήσει προσβάσιμο έναν αιώνα θεσμικής και πολιτιστικής μνήμης. Η κλίμακα είναι μεγάλη: περίπου 12 χιλιόμετρα χάρτινων αρχείων, 170.000 φωτογραφίες, περισσότερες από 16.000 μπομπίνες φιλμ, 29.000 ηχογραφήσεις και εκατομμύρια αρχεία που δημιουργήθηκαν εξαρχής σε ψηφιακή μορφή. Το υλικό περιλαμβάνει τα αρχεία της UNESCO από το 1945, αλλά και εκείνα του προδρόμου της, του Διεθνούς Ινστιτούτου Πνευματικής Συνεργασίας, που ιδρύθηκε το 1924.
Το πρόγραμμα 2025-2029, το οποίο υποστηρίζεται με συνεισφορά 6 εκατ. δολαρίων από τη Sharjah Book Authority, καλύπτει θεμελιώδη διοικητικά αρχεία, την πλήρη φωτογραφική συλλογή, πρώιμες κινηματογραφικές παραγωγές και βασικούς φακέλους προγραμμάτων της περιόδου 1945-1966. Δεν είναι απλώς μια επιχείρηση μαζικής σάρωσης. Είναι μια προσπάθεια να μετατραπεί ένα σύνθετο, συχνά εύθραυστο αρχείο σε υποδομή έρευνας που θα μπορεί να παραμένει κατανοητή και χρησιμοποιήσιμη για δεκαετίες.
Η εργασία που προηγείται του ψηφιακού αντιγράφου
Η ομάδα των χάρτινων αρχείων επεξεργάζεται 3.500 κιβώτια με υλικό από τις Διασκέψεις των Συμμάχων Υπουργών Παιδείας της περιόδου 1942-1945 και την Προπαρασκευαστική Επιτροπή της UNESCO του 1945-1946. Κάθε κουτί ανοίγεται και ελέγχεται. Τα έγγραφα επανατοποθετούνται σε κατάλληλους αρχειακούς περιέκτες, οι συνδετήρες αφαιρούνται και τα πεδία μεταδεδομένων επαληθεύονται πριν αρχίσει η σάρωση.
Αυτό το στάδιο δεν είναι βοηθητικό. Καθορίζει αν το ψηφιακό τεκμήριο θα έχει νόημα. Μια εικόνα επιστολής χωρίς αποστολέα, ημερομηνία, παραλήπτη, συσχέτιση με τον αντίστοιχο φάκελο και πληροφορία για τη συλλογή από την οποία προέρχεται είναι μεν αναγνώσιμη, αλλά δύσκολα αξιοποιήσιμη ως ιστορική πηγή.
Η UNESCO καταγράφει το υλικό στο AtoM, ένα σύστημα ανοικτού κώδικα για αρχειακή περιγραφή. Το λογισμικό υποστηρίζει διεθνή πρότυπα και διατηρεί τις ιεραρχικές σχέσεις ανάμεσα σε συλλογές, σειρές, φακέλους και μεμονωμένα τεκμήρια. Μπορεί επίσης να συνδέει περιγραφές με δημιουργούς, θεματικούς όρους, δικαιώματα και ψηφιακά αντικείμενα.
Η ιεραρχία αυτή είναι η ψηφιακή εκδοχή της αρχειακής τάξης. Επιτρέπει στον ερευνητή να καταλάβει όχι μόνο τι βλέπει, αλλά γιατί δημιουργήθηκε το τεκμήριο, με ποια διαδικασία συνδέεται και ποια άλλα έγγραφα βρίσκονται γύρω του.
Η χημεία δεν περιμένει
Στα οπτικοακουστικά αρχεία, ο χρόνος λειτουργεί πιο επιθετικά. Το οξικό φιλμ μπορεί να εμφανίσει το λεγόμενο σύνδρομο του ξιδιού, μια χημική αποσύνθεση που προκαλεί συρρίκνωση, παραμόρφωση και χαρακτηριστική οσμή. Οι μαγνητικές ταινίες εξαρτώνται από συσκευές αναπαραγωγής που παύουν να κατασκευάζονται και από τεχνικούς που γνωρίζουν πώς να τις χειριστούν. Οι φωτογραφικές εκτυπώσεις, τα αρνητικά και οι διαφάνειες ξεθωριάζουν ή αλλοιώνονται από ακατάλληλες συνθήκες φύλαξης.
Η ομάδα εξετάζει μπομπίνες 16 και 35 χιλιοστών, φωτογραφίες, αρνητικά και διαφάνειες που καταγράφουν περίπου οκτώ δεκαετίες διεθνών αποστολών και πολιτιστικών προγραμμάτων. Πριν από την ψηφιοποίηση πρέπει να διαπιστωθεί η φυσική κατάσταση κάθε αντικειμένου, αν μπορεί να αναπαραχθεί με ασφάλεια και αν πρέπει να δοθεί προτεραιότητα λόγω κινδύνου απώλειας.
Η ανάγκη δεν είναι θεωρητική. Σύμφωνα με την UNESCO, περίπου το 60% των αρχείων της εξακολουθεί να χρειάζεται κάποια παρέμβαση συντήρησης ή διατήρησης. Στα οπτικοακουστικά τεκμήρια το ποσοστό που δεν έχει ακόμη υποστεί επεξεργασία φτάνει το 92%, ενώ περίπου 15.000 ώρες ήχου παραμένουν μη προσβάσιμες στο κοινό. Το σημερινό πρόγραμμα αναμένεται να ανεβάσει το συνολικό ποσοστό ψηφιοποιημένου υλικού περίπου στο 37% έως το 2029.
Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και ένα πρόγραμμα εκατομμυρίων δεν εξαφανίζει το πρόβλημα. Δημιουργεί προτεραιότητες μέσα σε ένα αρχείο πολύ μεγαλύτερο από τους διαθέσιμους πόρους.
Γιατί ένα αρχείο δεν είναι άθροισμα εικόνων
Η μαζική ψηφιοποίηση συχνά αξιολογείται με απλούς αριθμούς: σελίδες ανά ημέρα, terabytes αποθήκευσης ή αντικείμενα που δημοσιεύθηκαν στο διαδίκτυο. Οι δείκτες αυτοί είναι χρήσιμοι, αλλά δεν λένε αν διατηρήθηκε η δομή της συλλογής ή αν το αποτέλεσμα μπορεί να μεταφερθεί σε ένα μελλοντικό πληροφοριακό σύστημα.
Πρόσφατη μελέτη του Martin Critelli επισημαίνει ότι πολλά έργα σταματούν στη σάρωση και στη διαδικτυακή προβολή εικόνων. Έτσι κινδυνεύουν να χάσουν τον «αρχειακό δεσμό», δηλαδή τις σχέσεις που συνδέουν τα έγγραφα μεταξύ τους και αποκαλύπτουν τη λειτουργία με την οποία δημιουργήθηκαν. Το πρόβλημα γίνεται εντονότερο όταν κείμενα, ταινίες και ηχογραφήσεις της ίδιας συλλογής δημοσιεύονται σε διαφορετικές, ασύνδετες πλατφόρμες.
Η ψηφιοποίηση, επομένως, δεν είναι τελικός προορισμός. Είναι ένας κύκλος που περιλαμβάνει περιγραφή, συντήρηση, αποθήκευση, έλεγχο ακεραιότητας, διαχείριση δικαιωμάτων, πρόσβαση και επαναχρησιμοποίηση. Απαιτεί επίσης μεταφορά των αρχείων σε νέα μέσα και μορφότυπους όταν οι προηγούμενες τεχνολογίες παλιώνουν.
Αυτή είναι και η επίσημη θέση της UNESCO για την τεκμηριωμένη κληρονομιά. Η σχετική Σύσταση του 2015 ζητά καταλόγους και εργαλεία αναζήτησης που είναι ακριβή και ενημερωμένα, δεδομένα δομημένα και μηχαναγνώσιμα, διαλειτουργικά πρότυπα και μακροχρόνια επένδυση τόσο στις αναλογικές πρωτότυπες συλλογές όσο και στις ψηφιακές υποδομές. Προτείνει επίσης τη χρήση ανοικτού λογισμικού και τυποποιημένων διεπαφών για την ανταλλαγή δεδομένων.
Από την πρόσβαση στην επαναχρησιμοποίηση
Ένα ψηφιακό αρχείο αλλάζει την ακτίνα πρόσβασης μιας συλλογής. Υλικό που απαιτούσε ταξίδι στο Παρίσι μπορεί να μελετηθεί από πανεπιστήμια, σχολεία, δημοσιογράφους και κοινότητες στις χώρες όπου δημιουργήθηκε. Η πρόσβαση αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική για τεκμήρια που αφορούν πολιτισμούς και περιοχές του Παγκόσμιου Νότου, αλλά φυλάσσονται σε ευρωπαϊκές θεσμικές συλλογές.
Η προηγούμενη συνεργασία της UNESCO με την κυβέρνηση της Ιαπωνίας, από το 2017 έως το 2019, δείχνει τι μπορεί να παραχθεί: περισσότερες από 670.000 σελίδες αρχείων, μαζί με φιλμ, φωτογραφίες και ηχογραφήσεις, ψηφιοποιήθηκαν ή οργανώθηκαν για διαδικτυακή πρόσβαση. Το έργο περιλάμβανε επίσης μεταδεδομένα, συντήρηση πρωτοτύπων και ανάπτυξη υποδομών ψηφιακής αποθήκευσης.
Το επόμενο βήμα είναι τα τεκμήρια να μη λειτουργούν μόνο ως εικόνες σε μια ιστοσελίδα. Καλά δομημένα δεδομένα μπορούν να υποστηρίξουν πολυγλωσσική αναζήτηση, ψηφιακές εκθέσεις, εκπαιδευτικές εφαρμογές, διασύνδεση με άλλες συλλογές και νέα ερευνητικά ερωτήματα. Η μηχαναγνωσιμότητα μπορεί ακόμη να επιτρέψει ανάλυση μεγάλων σωμάτων κειμένου, εφόσον διατηρούνται η προέλευση, τα δικαιώματα και το ιστορικό πλαίσιο.
Το μάθημα για τα ελληνικά αρχεία
Η περίπτωση της UNESCO προσφέρει ένα χρήσιμο μέτρο αξιολόγησης για έργα ψηφιοποίησης στην Ελλάδα. Μια προκήρυξη που υπόσχεται εκατομμύρια σαρωμένες σελίδες δεν είναι πλήρης αν δεν προβλέπει συντήρηση των πρωτοτύπων, τεκμηρίωση από ειδικούς, ανοικτά πρότυπα, διαχείριση δικαιωμάτων και σχέδιο ψηφιακής διατήρησης μετά το τέλος της χρηματοδότησης.
Οι ουσιαστικοί δείκτες δεν είναι μόνο πόσα αντικείμενα πέρασαν από έναν σαρωτή. Είναι επίσης:
- πόσα τεκμήρια μπορούν πράγματι να αναζητηθούν και να εντοπιστούν
- αν διατηρούνται οι σχέσεις ανάμεσα σε συλλογές, φακέλους και αντικείμενα
- αν τα μεταδεδομένα μπορούν να εξαχθούν ή να ανταλλαχθούν
- αν υπάρχουν αντίγραφα ασφαλείας και έλεγχοι ακεραιότητας
- αν τεκμηριώνονται καθαρά τα δικαιώματα χρήσης
- αν η υποδομή θα συντηρείται όταν λήξει το έργο
Η σάρωση δημιουργεί ένα ψηφιακό αντίγραφο. Η τεκμηρίωση το μετατρέπει σε πηγή και η μακροχρόνια διατήρηση σε δημόσια υποδομή γνώσης. Στα υπόγεια των αρχείων, η ψηφιακή μετάβαση αρχίζει όχι με έναν αλγόριθμο, αλλά με ένα ζευγάρι γάντια, ένα καινούργιο κουτί και την απόφαση να μη χαθεί το πλαίσιο μαζί με το χαρτί.
