Ένα ψηφιακό έργο μπορεί να υπάρχει ως αρχείο και παρ' όλα αυτά να μην μπορεί να παρουσιαστεί. Ένα βίντεο εξαρτάται από κωδικοποιητές, μια διαδικτυακή εγκατάσταση από διακομιστές και βιβλιοθήκες κώδικα, ένα έργο εικονικής πραγματικότητας από συγκεκριμένο λειτουργικό σύστημα, αισθητήρες και συσκευή. Η απλή αντιγραφή των αρχείων σε έναν νέο δίσκο προστατεύει μόνο ένα μέρος του αντικειμένου.
Η Library of Congress διακρίνει καθαρά την ακεραιότητα των bits από τη μακροχρόνια χρηστικότητα. Η διατήρηση του αρχικού bitstream εξασφαλίζει ότι υπάρχει αυθεντικό αντίγραφο, αλλά δεν εγγυάται ότι το περιεχόμενο θα μπορεί να αποδοθεί στο μέλλον. Ένα άγνωστο ή παρωχημένο format μπορεί να χρειάζεται λογισμικό που δεν κυκλοφορεί, άδεια που έχει λήξει ή υλικό που δεν κατασκευάζεται πια.
Για ένα κείμενο ή μια στατική εικόνα, το πρόβλημα μπορεί να αντιμετωπίζεται με σχετικά ώριμες πρακτικές. Για ένα έργο λογισμικού, μια διαδραστική εγκατάσταση ή ένα διαδικτυακό περιβάλλον, το ερώτημα αλλάζει: τι ακριβώς είναι το έργο και ποια χαρακτηριστικά του πρέπει να παραμείνουν αναλλοίωτα;
Το αντικείμενο μπορεί να είναι μια συμπεριφορά
Σε ένα γεννημένο ψηφιακά έργο, η ουσία δεν βρίσκεται πάντα σε ένα μοναδικό αρχείο. Μπορεί να βρίσκεται στον τρόπο με τον οποίο η εικόνα αντιδρά στην κίνηση, στη σειρά με την οποία εμφανίζονται τα στοιχεία, στην ταχύτητα μιας διαδικασίας ή στη συμμετοχή άλλων χρηστών. Το έργο είναι ένα σύνολο αρχείων, εξαρτήσεων και συμπεριφορών.
Γι' αυτό η τεκμηρίωση χρειάζεται να περιλαμβάνει περισσότερα από τίτλο και ημερομηνία. Πρέπει να καταγράφει το υλικό, το λειτουργικό σύστημα, τις βιβλιοθήκες, τις εκδόσεις, τις εισόδους, τα αναμενόμενα αποτελέσματα και τη σχέση των επιμέρους τμημάτων. Βίντεο από τη λειτουργία του έργου, φωτογραφίες εγκατάστασης και συνέντευξη με τον δημιουργό μπορεί να είναι εξίσου σημαντικά με τον πηγαίο κώδικα.
Η συζήτηση με τον δημιουργό βοηθά να οριστεί τι θεωρείται ουσιώδες. Μπορεί το παλιό περίβλημα ενός υπολογιστή να αντικατασταθεί; Επιτρέπεται η αλλαγή της αναλογίας της οθόνης; Πόσο σημαντική είναι η καθυστέρηση ανάμεσα στην κίνηση του θεατή και στην απόκριση; Χωρίς αυτές τις απαντήσεις, μια μελλοντική επανεγκατάσταση κινδυνεύει να διατηρήσει τα αρχεία αλλά να αλλάξει την εμπειρία.
Τρεις βασικές στρατηγικές
Η πρώτη στρατηγική είναι η μεταφορά σε νεότερο format ή περιβάλλον. Ένα αρχείο μετατρέπεται πριν το αρχικό λογισμικό πάψει να λειτουργεί. Η μέθοδος διευκολύνει την πρόσβαση, αλλά μπορεί να αλλάξει χρώμα, ανάλυση, ήχο ή συμπεριφορά. Κάθε μετατροπή χρειάζεται έλεγχο και καταγραφή.
Η δεύτερη είναι η εξομοίωση. Αντί να αλλάξει το έργο, δημιουργείται σύγχρονο περιβάλλον που μιμείται το παλιό υλικό και λειτουργικό. Η εξομοίωση μπορεί να διατηρήσει περισσότερα από την αρχική συμπεριφορά, αλλά εισάγει νέα εξάρτηση: το ίδιο το λογισμικό εξομοίωσης πρέπει να συντηρείται και να παραμετροποιείται σωστά.
Η τρίτη είναι η επανερμηνεία ή επανεκτέλεση. Το έργο υλοποιείται εκ νέου με σύγχρονα μέσα, με βάση οδηγίες και τεκμηρίωση. Αυτή η λύση μπορεί να είναι η μόνη πρακτική όταν οι αρχικές πλατφόρμες έχουν χαθεί. Είναι όμως και η πιο εμφανώς επιμελητική, επειδή απαιτεί αποφάσεις για το τι αλλάζει και τι παραμένει.
Στην πράξη, οι οργανισμοί συχνά συνδυάζουν στρατηγικές. Κρατούν το αρχικό bitstream, δημιουργούν αντίγραφα πρόσβασης, τεκμηριώνουν το περιβάλλον και δοκιμάζουν περιοδικά μια εξομοιωμένη ή μεταφερμένη έκδοση.
Η προέλευση και τα μεταδεδομένα
Τα μεταδεδομένα διατήρησης καταγράφουν γεγονότα στη ζωή του ψηφιακού αντικειμένου: πότε παραλήφθηκε, ποιος έλεγξε την ακεραιότητά του, ποια μετατροπή έγινε και με ποιο εργαλείο. Πρότυπα όπως το PREMIS προσφέρουν λεξιλόγιο για αντικείμενα, συμβάντα, πράκτορες και δικαιώματα. Η αξία τους είναι ότι επιτρέπουν σε έναν μελλοντικό επιμελητή να καταλάβει τι συνέβη, όχι μόνο να βρει ένα αρχείο.
Η διατήρηση της προέλευσης είναι κρίσιμη όταν υπάρχουν πολλές εκδόσεις. Ποιο είναι το αρχικό αρχείο; Ποια έκδοση παρουσιάστηκε σε συγκεκριμένη έκθεση; Ποια αλλαγή έγινε από τον δημιουργό και ποια από τον οργανισμό για τεχνικούς λόγους; Αν οι σχέσεις αυτές χαθούν, το αρχείο μπορεί να είναι άθικτο αλλά η ιστορία του έργου να έχει διαλυθεί.
Τα δικαιώματα μπορούν να μπλοκάρουν τη διάσωση
Ένα μουσείο μπορεί να έχει άδεια να παρουσιάζει έργο, αλλά όχι να τροποποιεί τον κώδικα ή να παρακάμπτει μηχανισμό ενεργοποίησης. Μπορεί να διαθέτει το βασικό αρχείο, αλλά όχι τις γραμματοσειρές, τα πρόσθετα ή τις άδειες τρίτων που απαιτούνται. Αν τα ζητήματα αυτά εμφανιστούν χρόνια αργότερα, ο δημιουργός ή ο προμηθευτής μπορεί να μην είναι πλέον διαθέσιμος.
Η συμφωνία απόκτησης πρέπει να καλύπτει πρόσβαση σε πηγαίο κώδικα και τεχνικά αρχεία, δικαίωμα δημιουργίας αντιγράφων, μετατροπής και εξομοίωσης, καθώς και διαδικασία για υλικό τρίτων. Πρέπει επίσης να διευκρινίζει αν ο οργανισμός μπορεί να δώσει πρόσβαση σε ερευνητές και υπό ποιους όρους.
Οι υπηρεσίες του διαδικτύου είναι ευάλωτο υλικό
Πολλά σύγχρονα έργα εξαρτώνται από API, χάρτες, κοινωνικά δίκτυα, βάσεις δεδομένων ή μοντέλα που λειτουργούν μόνο σε εξωτερικό cloud. Ο οργανισμός δεν μπορεί να διατηρήσει κάτι που δεν ελέγχει αν δεν υπάρχει σχέδιο εξόδου. Χρειάζεται να γνωρίζει ποια δεδομένα μπορούν να εξαχθούν, τι συμβαίνει αν αλλάξει η τιμολόγηση και αν μπορεί να αντικατασταθεί η υπηρεσία.
Μερικές φορές η πλήρης λειτουργία δεν μπορεί να διασωθεί. Τότε η τεκμηρίωση της εμπειρίας, των δεδομένων εισόδου και των αποτελεσμάτων αποκτά ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Η απώλεια πρέπει να δηλώνεται, όχι να καλύπτεται με μια νέα έκδοση που εμφανίζεται ως αυθεντική.
Μια πολιτική πριν από την κρίση
Η ψηφιακή διατήρηση δεν μπορεί να αρχίζει όταν ο παλιός υπολογιστής σταματήσει να ανοίγει. Χρειάζεται να εντάσσεται στην πολιτική συλλογών, στον προϋπολογισμό και στη διαδικασία απόκτησης. Ο οργανισμός πρέπει να ελέγχει formats, να δημιουργεί πολλαπλά αντίγραφα σε διαφορετικά συστήματα, να παρακολουθεί την ακεραιότητα και να δοκιμάζει αν τα έργα εξακολουθούν να παρουσιάζονται.
Η Library of Congress δημοσιεύει προτιμώμενα και αποδεκτά formats με κριτήρια όπως η διαφάνεια των προδιαγραφών, η υιοθέτηση, η ύπαρξη τεχνικών εργαλείων και η απουσία περιορισμών που εμποδίζουν τη χρήση. Τέτοιες λίστες δεν αντικαθιστούν την επιμελητική απόφαση, αλλά βοηθούν τον οργανισμό να ζητά βιωσιμότερο υλικό πριν από την παραλαβή.
Πολλαπλά αντίγραφα δεν σημαίνουν απλή επανάληψη
Η βασική πρακτική προβλέπει περισσότερα από ένα αντίγραφα, σε διαφορετικά συστήματα και κατά προτίμηση σε διαφορετικές τοποθεσίες. Τα αντίγραφα πρέπει να ελέγχονται με checksums ώστε ο οργανισμός να εντοπίζει αθόρυβες αλλοιώσεις. Χρειάζεται επίσης δοκιμή ανάκτησης. Ένα backup που δεν έχει ποτέ επαναφερθεί επιτυχώς είναι υπόσχεση, όχι αποδεδειγμένη προστασία.
Η αποθήκευση στο cloud δεν μεταφέρει όλη την ευθύνη στον πάροχο. Ο οργανισμός πρέπει να γνωρίζει πώς εξάγει το σύνολο, πόσο διαρκεί η ανάκτηση, πού βρίσκονται τα αντίγραφα και τι συμβαίνει αν ο λογαριασμός κλείσει. Η σύμβαση χρειάζεται σχέδιο εξόδου και όχι μόνο όρους καθημερινής λειτουργίας.
Το αρχείο πρέπει να δοκιμάζεται ως εμπειρία
Η περιοδική επαλήθευση δεν περιορίζεται στο αν τα αρχεία ανοίγουν. Για ένα διαδραστικό έργο, πρέπει να ελέγχεται αν η αλληλεπίδραση εξακολουθεί να ανταποκρίνεται σωστά, αν ο ήχος συγχρονίζεται και αν η εγκατάσταση διατηρεί τον χώρο και τον ρυθμό της. Η τεχνική δοκιμή χρειάζεται επιμελητικά κριτήρια.
Μια σύντομη καταγραφή μετά από κάθε παρουσίαση μπορεί να ενημερώνει ποια εξαρτήματα αντικαταστάθηκαν, ποια προβλήματα εμφανίστηκαν και ποια λύση επιλέχθηκε. Έτσι η ίδια η ιστορία συντήρησης γίνεται μέρος του αρχείου και βοηθά την επόμενη ομάδα να μην ξεκινήσει από το μηδέν.
Διατήρηση με περιορισμένους πόρους
Δεν διαθέτουν όλοι οι οργανισμοί ειδικό εργαστήριο. Μπορούν όμως να ξεκινήσουν με απογραφή, σαφή ονόματα αρχείων, δύο ανεξάρτητα αντίγραφα, έλεγχο ακεραιότητας και καταγραφή εξαρτήσεων. Η προτεραιοποίηση πρέπει να βασίζεται στον κίνδυνο: έργα με σπάνιο υλικό, κλειστό λογισμικό ή υπηρεσίες που κλείνουν χρειάζονται άμεση δράση.
Η συνεργασία με άλλα ιδρύματα μπορεί να μοιράσει υποδομές και γνώση. Κοινές πολιτικές, πρότυπα παραλαβής και περιφερειακά αποθετήρια μειώνουν το κόστος. Η ψηφιακή διατήρηση δεν χρειάζεται να είναι μοναχική τεχνική ειδικότητα, αλλά μπορεί να γίνει κοινή υπηρεσία του πολιτιστικού οικοσυστήματος.
Το πιο ακριβό στοιχείο δεν είναι πάντα η αποθήκευση. Είναι η διαρκής φροντίδα: έλεγχοι ακεραιότητας, ανανέωση τεκμηρίωσης, δοκιμές, εκπαίδευση προσωπικού και αποφάσεις όταν μια τεχνολογία παλιώνει. Η ψηφιακή μνήμη επιβιώνει όταν ένας οργανισμός διατηρεί όχι μόνο τα bits, αλλά και τη γνώση που τα κάνει κατανοητά, εκτελέσιμα και πιστά στην πρόθεση του έργου.
